MUCHO MÁS QUE UN MENÚ: DE LA PAUSA OBLIGADA A LA EXPERIENCIA ESTRATÉGICA
El tema que abordamos hoy parece obvio y, sin embargo, lo traemos aquí porque constantemente vemos que no se aplica en eventos menos sofisticados, con presupuesto menor o sin un organizador profesional detrás. Estamos hablando de cuidar los servicios de gastronomía dentro de los eventos.
El servicio de restauración en los eventos de empresa ha dejado de ser un elemento secundario en el programa para convertirse en una herramienta fundamental de comunicación, hospitalidad y bienestar. Atrás quedaron aquellos almuerzos pesados de tres platos, con mantelerías rígidas y servicios lentos que obligaban a detener la jornada durante varias horas y provocaban una inevitable somnolencia en las sesiones de trabajo de la tarde. La gastronomía actual trabaja a favor del evento, manteniendo los niveles de energía de los asistentes, optimizando los tiempos del programa y favoreciendo las relaciones profesionales de una manera fluida.
Por eso, por ejemplo, cuando el evento incluye más de un día, es vital tener en cuenta la necesidad de ofrecer diferentes propuestas culinarias tanto en la pausa desayuno como en el almuerzo.
Hace solo dos semanas que presencié como en una formación de dos días, en un hotel de cuatro estrellas, el desayuno fue exactamente el mismo los dos días. Pensemos qué significa una pausa para café en un curso: es una vía de escape, de descanso, relaciones, y el efecto sorpresa por medio de la gastronomía también influye directamente en el rendimiento posterior.
El éxito del formato "finger food" de alta cocina y su impacto en las relaciones
La necesidad actual de aprovechar al máximo cada minuto de una convocatoria ha consolidado el éxito de los almuerzos de pie, diseñados bajo el concepto de finger food como referencia elaboraciones culinarias servidas en pequeñas porciones.
Pensemos, por ejemplo, en una jornada de conferencias sectoriales donde el objetivo principal de los asistentes es ampliar su red de contactos. Sentar a los invitados en mesas de ocho o diez personas limita su capacidad de interacción a los compañeros de su izquierda y su derecha durante más de una hora.
El formato de cóctel dinámico elimina la rigidez de los asientos asignados y fomenta que los invitados se muevan libremente por la sala, multiplicando las oportunidades de networking espontáneo. Para que esta propuesta sea un éxito y no una incomodidad, el diseño gastronómico de los proveedores de catering debe ser milimétrico: bocados de calidad e individuales que se puedan consumir en un solo tiempo, que no requieran el uso de cuchillo y tenedor, y que permitan al asistente sostener la copa o su dispositivo de notas con total comodidad. La agilidad en el servicio de los camareros es el motor que asegura que la conversación entre profesionales nunca se detenga.
En un evento de varios días celebrado en Cascais (Portugal) para la organización YPO, pude observar cómo el equipo de cocina preparaba el buffet con una gran delicadeza, cuidando cada detalle del etiquetaje alimentario para los invitados.
Como event managers, es esencial contrastar esas etiquetas directamente en la mesa con nuestra lista de restricciones, alergias e intolerancias de los asistentes. Solo así podremos confirmar que todo está correctamente contemplado o solicitar que se añada cualquier información que falte.
Bandeja de etiquetas informativas sobre el nombre de los alimentos, alérgenos e intolerancias. Imagen realizada en el 5-star hotel in Cascais - Grande Real Villa Itália Hotel Spa. © Mercedes Piera.
Sostenibilidad, gastronomía de proximidad y bienestar del invitado
El perfil del asistente a eventos premium es cada vez más exigente, mostrando una gran atención hacia la salud, el bienestar y el respeto por el medio ambiente. El menú de un evento corporativo de éxito debe ser un reflejo directo de estos valores corporativos. Un ejemplo claro de esta evolución es la sustitución de los menús estándar internacionales por propuestas basadas en la cocina de proximidad o "kilómetro cero". Explicar al invitado que los quesos del cóctel proceden de una explotación local o que el vino procede de una bodega sostenible de la zona añade un relato de autenticidad que enriquece la experiencia global del evento.
Asimismo, la gestión de las necesidades alimentarias específicas ha pasado de ser una complicación de última hora a gestionarse de forma totalmente integrada y natural desde la fase de confirmación. Ofrecer opciones equilibradas, ligeras, ricas en proteínas y bajas en grasas saturadas para los descansos de media mañana o los almuerzos de trabajo garantiza que los invitados mantengan la concentración idónea para afrontar las ponencias técnicas de la tarde, evitando el cansancio físico y mostrando un verdadero respeto por su salud.
En este sentido, también hay que atender a las culturas diferentes en un evento y la necesidad de rotular los alimentos y platos para facilitar la rápida selección de lo que se va a escoger, por ejemplo, en un buffet, como hemos podido ver en la imagen superior. Lo contrario implica incomodidad para el asistente que no entiende o no sabe qué contiene un plato, así como interrumpir el trabajo del personal que atiende a los invitados. Es imprescindible tener en cuenta las alergias y restricciones alimenticias en cada fase del servicio, no solo por respeto sino por responsabilidad.
Presentación final de los alimentos etiquetados en el buffet del evento. © Mercedes Piera
La gastronomía como hilo conductor del mensaje
El diseño del menú en un encuentro profesional es una extensión del protocolo y de la estrategia de hospitalidad de la empresa organizadora. Una propuesta gastronómica acertada debe estar en perfecta sintonía con el ritmo del programa, el perfil del público y las características del espacio elegido. Cuando la calidad del producto, la agilidad del servicio y la ligereza de los platos se combinan con acierto, la restauración deja de ser una simple pausa en la agenda para convertirse en uno de los recuerdos más valorados del evento.
Recordemos algunos de los aspectos a tener en cuenta en las pausas:
-Cuando el evento incluye más de un día, ofrecer diferentes propuestas culinarias cada día.
-Etiquetar los alimentos para informar qué son y sus ingredientes.
-Tener en cuenta los idiomas en eventos internacionales.
-Para favorecer el networking, servir comida finger food.
¿Te has encontrado alguna vez con un menú repetitivo en una convención de varios días o con buffets donde era imposible saber qué estabas comiendo? ¡Déjanos tu experiencia en los comentarios!