El efecto “sopa Fría” en el sector de los eventos
Septiembre tiene ese ritmo particular que nos devuelve al mundo profesional con una mezcla de nostalgia, impulso y claridad. Trae consigo una combinación de energía postvacacional y vértigo organizativo.
Para quienes nos dedicamos a la organización de eventos, conocemos perfectamente que el tempo de reactivación de nuestros proyectos es desigual. Volver a conectar con lo que tenemos en marcha o iniciar un proyecto desde cero puede requerir un ritmo lento, progresivo o acelerado, pero en todo caso sabemos que desde la fase conceptual a la puesta en escena hay semanas de planificación, encaje de proveedores, llamadas a deshoras, cambios, decisiones incómodas, y una presión que no se ve, pero que hace que finalmente el resultado sea el esperado y todo se desarrolle con naturalidad.
Precisamente estos días, con el volumen de trabajo a la vuelta de la esquina y los últimos retoques para el evento GMF Connect Barcelona x Guía Singular (3 de septiembre)*, he recordado una situación que viví hace tiempo, cuando pasé de trabajar por cuenta ajena a emprender mi propio despacho profesional, que refleja muy bien lo que sentimos a menudo en nuestra profesión cuando después de todo el trabajo realizado llega el día del estreno.
Participaba como ponente en la Semana de la Comunicación, invitada por Barcelona Activa en colaboración con el Col·legi Oficial del Màrqueting i la Comunicació, la Publicitat i les Públiques para hablar sobre Cómo organizar un evento con éxito y poco presupuesto.
Mientras el auditorio se iba llenando, me encontraba en el vestíbulo saludando, pendiente de que la organización cerrara puertas para dar inicio al evento. En ese mismo momento, un asistente se me acercó protestando porque la sesión llevaba 3 minutos de retraso. En un segundo, dejé de verme como invitada y me reconocí en rol habitual de organizadora. Abrir puertas, o dar el pistoletazo de salida en un evento, es un instante emocionalmente intenso.
Tras semanas, meses o incluso años de trabajo duro y a escasos minutos de subir al escenario, encajar un comentario punzante como ese puede parecer un detalle insignificante, pero es capaz de desmoronar la seguridad de cualquiera.
La frase de Sergi Loughney como cojín emocional
Mientras daba una respuesta al invitado, y pendiente también del aviso “cerramos puertas”, vino a mi mente una frase que nunca olvidaré “Sempre hi haurà algú que trobi la sopa freda” (Siempre habrá alguien que encuentre la sopa fría).
Esta frase, la escuché en una conferencia que impartió Sergi Loughney, una de las figuras que han marcado la profesionalización del protocolo y las relaciones institucionales, actualmente un alto cargo en la dirección de la Fundación “la Caixa”.
Trasladado al sector la organización de eventos, este mensaje puede convertirse en un cojín emocional indispensable. Reconocer la singularidad de cada una de las personas en un encuentro, estar preparados para recoger comentarios negativos no esperados, aprender a lidiar con situaciones incómodas y reenfocarnos no significa que tengamos que relajarnos o dejar de esforzarnos por hacer un evento impecable. Significa que, por más milimétrica que sea la escaleta, por muy bueno que sea el montaje, en cualquier convocatoria siempre habrá algún asistente enfocado en el fallo.
Cojín emocional durante un evento
“Siempre habrá alguien que encuentre la sopa fría”
Reconocer la singularidad de cada persona en un encuentro
Prepararse para recoger comentarios no esperados
Aprender a lidiar situaciones incómodas
Reenfocarse
Serenidad, atención al invitado y reenfoque en el evento
Empezar la temporada con esta mentalidad nos ayuda a proteger nuestra salud mental frente a ciertas opiniones. En el sector de organización de eventos, la perfección se da casi por sentada y las fricciones imprevistas muchas veces son inevitables.
Integrar la frase de Loughney como lema ante estas situaciones nos permite filtrar aquellas opiniones que realmente son constructivas y atender sin dejarse arrastrar cuando la queja solo busca el fallo. Recordar que “siempre habrá alguien que encuentre la sopa fría” sirve para mantener la serenidad, centrar la atención en el evento y valorar el trabajo previo que hay detrás.
¡Guarda esta frase como una herramienta de protección muy valiosa, y cuéntame en comentarios si la conocías o qué recurso utilizas del que podamos aprender!
En Guía Singular arrancamos la temporada con las pilas cargadas y este lema en mente, dispuestos a afrontar cada nuevo proyecto con la calma que da la experiencia.
*Si quieres asistir al GMF Barcelona Connect el 3 de septiembre, reserva tu plaza aquí y ven a conocer a otros profesionales de la industria MICE en Cataluña.